5 Kebiasan Buruk Mengirim Email yang Perlu Anda Hilangkan

Dalam dunia kerja, email adalah salah satu bagian komunikasi yang sangat penting. Terutama di masa pandemi, ketika banyak dari kita masih menerapkan kerja dari rumah atau work from home, maka komunikasi melalui email lebih sering dilakukan dari biasanya. 

Kendati demikian, email tidak selalu menjadi cara terbaik untuk menyampaikan pesan-pesan tertentu. Pasalnya, email tidak bisa menyampaikan nada bicara atau ekspresi wajah, sehingga dapat membuat pesan rentan disalahpahami jika ada kesalahan dalam penulisannya. 

Maka dari itu, penting untuk mengeliminasi beberapa kebiasaan buruk dalam mengirim email, yang akan membuat komunikasi dalam bekerja jadi tidak maksimal atau bahkan berakibat buruk pada relasi antar rekan kerja maupun atasan.

Ini dia beberapa hal yang perlu Anda ketahui :

1. Terlalu informal
Terkadang untuk memberikan kesan akrab dan hangat, beberapa dari kita mungkin kerap mengabaikan bahasa-bahasa formalitas dalam mengirimkan email. Namun hati-hati dengan kebiasaan ini, yang jika disalahpahami akan membuat komunikasi berjalan tidak baik.

Maka dari itu, selalu mulailah email dengan salam yang tepat. Misal, sampaikan "Yang terhormat (nama orang yang dituju)" atau "Selamat pagi (nama orang yang dituju)". Jangan lupa juga gunakan sebutan Bapak atau Ibu di depan nama jika Anda tidak mengenal orang tersebut untuk menunjukkan sopan santun dalam berkomunikasi.


2. Email yang terlalu panjang
Kecenderungan orang Indonesia yang senang berbasa-basi, membuat kita terbiasa untuk membuat email dengan prolog yang panjang. Tak ada salahnya dengan itu, namun pastikan bahwa pesan dalam email tersebut efisien dan langsung membahas sasaran. 

Pasalnya, tak semua orang punya bayak waktu dan kesabaran untuk membaca email yang terlalu panjang dan bertele-tele. Lagi pula, informasi yang disampaikan cenderung akan hilang jika pesannya terlalu bertele-tele.


Lanjut ke halaman berikutnya.


BACA JUGA :
Ingin Mengubah Karier Setelah Belasan Tahun Bekerja, Lakukan 6 Langkah Ini
Rapat Terus Menerus Tak Akan Jadi Produktif. Berikut Tip Mengatur Rapat Lebih Efektif
7 Bahasa Tubuh untuk Tingkatkan Kemampuan Wawancara Kerja Virtual

 


3. Salah ketik
Banyak dari kita tak mengindahkan aturan main yang satu ini karena menganggap bukan hal besar yang harus dipermasalahkan. Padahal, apa yang Anda sampaikan di dalam email juga turut mencerminkan kepribadian Anda.

Tak peduli email itu ditujukan pada rekan kerja, atasan maupun klien, email yangg memiliki banyak kesalahan ketik dan eja membuat Anda tampak menjadi pribadi yang ceroboh dan tidak memerhatikan detail. 


4. Menggunakan emoji dan singkatan
Berhati-hatilah, jangan sampai komunikasi pesan singkat yang informal menggunakan emoji dan singkatan turut Anda bawa saat mengirimkan pesan melalui email. Terutama untuk komunikasi profesional, yang mana Anda tidak terlalu mengenal atau akrab dengan subjek yang disasar. Pasalnya, tak semua memahami singkatan yang Anda sematkan dalam email tersebut, yang dikhawatirkan akan menyebabkan kesalahpahaman. 


5. Subjek yang panjang atau membingungkan
Isi subjek dimaksudkan untuk memperkenalkan isi pesan dari email tersebut. Dan isi subjek turut memengaruhi keputusan penerima email untuk membuka pesan tersebut atau tidak. Maka dari itu jangan sampai membuat subjek email yang panjang dan membingungkan.

Buatlah subjek yang ringkas dan hindari menggunakan terlalu banyak detail. Jangan menyematkan kalimat panjang sebagai subjek yah. (f)



BACA JUGA :
Ingin Mengubah Karier Setelah Belasan Tahun Bekerja, Lakukan 6 Langkah Ini
Rapat Terus Menerus Tak Akan Jadi Produktif. Berikut Tip Mengatur Rapat Lebih Efektif
7 Bahasa Tubuh untuk Tingkatkan Kemampuan Wawancara Kerja Virtual