Foto : 123RF
Jamuan makan bisa jadi kesempatan untuk memperluas jejaring hingga diplomasi untuk meningkatkan hubungan bisnis. Namun perlu diingat, baik acara pertemuan makan pagi, makan siang, atau makan malam, ada beberapa aturan main dan etika yang perlu Anda pahami dari dua sisi: sebagai pengundang atau tamu yang diundang. Berikut panduan dari Meike Malaon, konsultan sumber daya manusia dari Daya Lima.
1/ Layangkan undangan dengan respek.
Perhitungkan posisi jabatan dan jadwal dari kolega atau mitra kerja yang Anda undang. “Makin senior jabatan tamu yang diundang, maka undangan tersebut harus dilayangkan minimal seminggu sebelum hari pertemuan,” ungkap Meike. Pasalnya, pejabat senior ini biasanya telah memiliki agenda dalam satu pekan. Hargai hal ini dengan tidak memberikan undangan secara mendadak.
2/ Sampaikan agenda dan persiapkan alat bantu yang Anda butuhkan.
Lakukan hal ini bersamaan dengan saat melayangkan undangan. Apa tujuan pertemuan itu, apakah ada bahasan khusus, atau sekadar berjejaring dan ramah tamah. Jika hendak membahas sesuatu, akan sedetail apa bahasannya.
Persiapkan alat bantunya, apakah Anda hanya perlu membuka presentasi melalui laptop, atau perlu mencetak bahan untuk dibaca. Ini menunjukkan sikap profesional kita, bahwa kita memperlakukan orang dengan respek dan bahwa kita sedang menargetkan adanya kemajuan melalui pertemuan ini.
Jika kita hendak membicarakan sesuatu yang membutuhkan perhatian, fokus yang tinggi, dan hal-hal yang detail seperti data, lebih baik tidak digabungkan dengan kesempatan jamuan makan. “Namun, pembicaraan dengan jamuan makan masih mungkin untuk topik pembicaraan high level demi membahas apa yang bisa kita sinergikan bersama-sama,” jelas Meike.
3/ Menentukan lokasi.
Sebagai pengundang, pastikan bahwa lokasi yang dipilih tidak menyusahkan tamu Anda. “Namun, jangan juga langsung berasumsi dengan memilih lokasi terdekat dengan kantor tamu Anda. Sebab, bisa jadi di waktu tersebut tamu Anda sedang berada di lokasi berbeda,” pesan Meike.
Saat memilih tempat, jangan lupa untuk mempertimbangkan berapa lama kira-kira pertemuan Anda berlangsung. Sebab, ada beberapa tempat yang memberikan batasan waktu bagi pelanggan. Jika membutuhkan waktu lama, Anda bisa memesan private room, sehingga tidak mengganggu pelanggan lain yang ingin masuk.
Kita juga harus sensitif terhadap preferensi dan agama. Bukan tidak mungkin, karena alasan kepercayaan dan agama, tamu undangan kita tidak bersedia makan di restoran yang juga menyediakan menu babi.
4/ Tepat waktu.
Ini berlaku baik bagi pengundang maupun tamu yang diundang. Apabila Anda yang mengundang, Anda harus datang jauh lebih awal untuk memastikan kesiapan, mulai dari ruangan, jumlah kursi, dan menu (jika itu sudah ditetapkan sebelumnya).
“Sebagai tamu, ketepatan waktu ini bisa menjadi bagian dari penilaian terhadap perilaku profesional Anda di mata klien atau mitra,” ungkap Meike.
5/ Konfirmasi ulang kedatangan.
Sebagai pengundang, pastikan tahu jumlah tamunya. Sebab, bisa jadi tamu datang dengan membawa rekannya yang lain. Agar lebih sopan, Anda bisa menanyakan apakah tamu Anda akan membawa teman. Informasi ini penting terkait dengan reservasi tempat.
Sebagai tamu, usahakan untuk tidak membatalkan janji secara mendadak, kecuali untuk alasan yang sangat kuat dan tiba-tiba. Dalam kondisi ini, Anda boleh menanyakan kemungkinan penjadwalan ulang. Jangan mengubah penjadwalan lebih dari sekali, ini sangat tidak baik bagi kredibilitas Anda.
Apabila di hari yang sama Anda harus menuju pertemuan berikutnya bersama dengan seorang rekan, ada baiknya jika rekan Anda memesan meja yang lain. Namun, jika pengundang ternyata tidak keberatan, maka rekan Anda boleh ikut bergabung. Tetapi, jika rekan Anda lebih dari satu atau dua orang, lebih baik jika mereka memesan meja sendiri.
6/ Berpakaian pantas.
Seperti apa profil perusahaan atau tempat bekerja pengundang atau yang diundang? Jika pengundang berada di lingkungan kerja yang biasa berbusana batik, baiknya sebagai tamu kita datang dengan busana berbatik juga.
“Anda juga bisa menyesuaikan dengan lokasi pertemuannya. Jangan mengenakan pakaian terlalu santai saat datang ke restoran fine dining. Namun, jangan terlalu kasual atau heboh sampai harus ke salon. Dalam hal ini, Anda harus cukup sensitif untuk menimbang,” pesan Meike. Akan lebih mudah jika Anda menanyakan apakah ada dress code untuk acara jamuan makan ini.
7/ Memilih menu.
Kita harus tahu siapa tamu yang akan kita ajak makan. Tidak mungkin kita mengundang seorang vegetarian untuk acara makan siang di restoran steak. Sebagai pengundang, Anda bisa menanyakan kepada tamu undangan, apakah ia menganut pola diet tertentu, atau alergi makanan tertentu.
Sebagai tamu undangan, akan sangat mudah jika acara makan-makan itu memiliki menu yang sudah ditentukan. Biasanya keraguan akan muncul saat pengundang menyodori Anda daftar menu. Ada kekhawatiran menu yang Anda pesan tidak memenuhi bujet pengundang.
Menurut Meike, ada cara aman dan halus untuk mengecek ini, misalnya dengan bertanya kepada rekan satu meja menu pesanan mereka. Atau, untuk lebih amannya, Anda bisa meminta rekomendasi kepada pengundang.
Jangan memilih menu yang butuh kerepotan tersendiri saat memakannya, misal kepiting saus padang, atau burger dengan saus berlelehan yang membuat Anda harus membuka mulut dengan lebar. Sebisa mungkin pilih makanan yang praktis dan memungkinkan Anda untuk makan dengan tetap bersih.
8/ Jangan sibuk sendiri dengan gadget.
Jangan tiap saat melihat ke layar ponsel, atau sibuk memeriksa pesan singkat yang masuk. Ini menunjukkan sikap kurang hormat. Atur ponsel Anda dalam mode silent. Gunakan mode getar untuk menyimpan ponsel di kantong atau tas, dan bukan di atas meja makan. Sebab hal ini akan sangat mengganggu.
“Jangan lupa meminta izin pengundang saat ada telepon masuk yang harus Anda angkat. Selain menunjukkan kesopanan, sikap ini menunjukkan respek Anda kepada mereka dan akan menjadi poin plus tersendiri,” jelas Meike. Jika telepon tersebut tak bersifat darurat, baiknya memakai fasilitas pesan instan otomatis di layar telepon, seperti “Can’t answer the phone, I will call you back,”.
9/ Jaga bahasa tubuh.
Kontak mata menjadi sangat penting saat kita berinteraksi dengan orang lain. Kontak mata ini akan menunjukkan respek dan ketertarikan Anda pada obrolan lawan bicara. Ada kalanya pertanyaan muncul saat Anda sedang mengunyah makanan. Dalam hal ini, jangan memaksakan diri untuk menjawab.
Hal paling sederhana yang bisa Anda lakukan adalah memberikan atensi dengan menganggukkan kepala, hingga Anda berhasil menelan makanan. Baru kemudian Anda bisa merespons. Jika perlu, minum seteguk air untuk memastikan tidak ada sisa makanan di lidah atau gigi.
Jangan pula berbicara dengan kedua tangan memegang garpu, sendok, atau pisau yang mengarah ke atas. Ini bisa membuat lawan bicara menjadi tidak nyaman. Sebaiknya, letakkan dulu alat makan Anda sebelum berbicara dengan lawan bicara.
10/ Soal Bayar
Dalam acara makan yang bersifat profesional seperti ini, pengundanglah yang mengambil alih tagihan. Sejak awal kedatangan beritahukan kepada pelayan restoran untuk memberikan tagihan langsung kepada Anda. Sehingga, pelayan tidak kebingungan dan justru memberikan tagihan itu kepada tamu. (f)
Baca Juga:
Hindari Kecanggungan Saat Business Trip Dengan Lawan Jenis
5 Trik Lolos Tahap Wawancara Pekerjaan
Ini Hambatan Wanita dalam Melejitkan Karier
